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SharePoint連携設定とは

tip

ポリシーに関する各種上限値についてはこちらを参照してください。

概要​

SharePoint連携設定は、リンク共有機能でSharePointと連携する場合に必要な設定をまとめたものです。
SharePoint連携設定は、リンク共有タイプのオプションとして指定します。

SharePoint連携設定の属性​

SharePoint連携設定の属性一覧は以下の通りです。

属性説明
名前SharePoint連携設定のわかりやすい名前を256文字以内で指定します。名前は、SharePoint連携設定内で一意にする必要があります。
説明SharePoint連携設定のわかりやすい説明を1024文字以内で指定します。
サイトURL添付ファイルの保存先として使用するSharePointサイトのURLを400文字以内で指定します。
ドキュメントライブラリ名添付ファイルのアップロード先ドキュメントライブラリの名前を256文字以内で指定します。指定しない場合は既定のドキュメントライブラリを使用します。
ルートフォルダ名添付ファイルを保存するルートレベルのフォルダ名を指定します。20文字までの半角英数が使用可能です。

※ 初期値として365Alertが指定されており、初期値のまま使用することも可能です。
※ ルートフォルダ名としてCON、PRN、AUX、NUL、COM0、COM1、COM2、COM3、COM4、COM5、COM6、COM7、COM8、COM9、LPT0、LPT1、LPT2、LPT3、LPT4、LPT5、LPT6、LPT7、LPT8、LPT9、formsは使用できません（大文字小文字は区別しません）。
ユーザーフォルダをポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基に分散させるSharePoint連携を使用するユーザーの数が1フォルダーに格納可能なアイテム数上限の推奨値1を超える場合は有効にしてください。
ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可するポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可したい場合は有効を、許可したくない場合は無効を指定します。
ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダに対する編集権限を付与するポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダに対する編集権限を付与したい場合は有効を、閲覧権限を付与したい場合は無効を指定します。

※ ［ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可する］が有効の時のみ有効な項目です。

添付ファイルの保存先フォルダ構造​

添付ファイルはSharePoint連携設定の［ドキュメントライブラリ名］で指定したドキュメントライブラリ（指定しなかった場合は既定のドキュメントライブラリ）内のフォルダ構造に保存されます。
フォルダ構造はSharePoint連携設定の［ユーザーフォルダをポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基に分散させる］に設定された値に応じて以下のようになります。

設定値フォルダ構造
有効ルートフォルダ / 分散キーフォルダ / ユーザーフォルダ / 日付フォルダ / 件名フォルダ
無効ルートフォルダ / ユーザーフォルダ / 日付フォルダ / 件名フォルダ

各フォルダの説明は以下の通りです。

フォルダ説明
ルートフォルダ用途
添付ファイルを保存するトップレベルのフォルダです。

フォルダ名
SharePoint連携設定の［ルートフォルダ名］で設定します。
分散キーフォルダ用途
ユーザーフォルダ数がSharePointのアイテム数上限の推奨値1を超えないようにユーザーフォルダを分散させることを目的としたフォルダです。

フォルダ名
000から255までの256個あります。保存先はポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基にシステム側で自動選択されます。
ユーザーフォルダ用途
特定のポリシー適用ユーザーがリンク共有した添付ファイルを保存するフォルダです。特定のポリシー適用ユーザーがリンク共有した添付ファイルをすべて削除したい場合は本フォルダを削除してください。

フォルダ名
ポリシー適用ユーザーのメールアドレス

アクセス許可
［ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可する］が有効な場合に、ポリシー適用ユーザーと代理人（いずれもMicrosoft 365アカウントが存在する場合のみ）に、本フォルダに対してアクセス許可を付与します。
アクセス許可レベルは［ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダに対する編集権限を付与する］の設定値に応じて以下のようになります。
  • 有効
    編集
  • 無効
    閲覧
日付フォルダ用途
特定の日付にリンク共有された添付ファイルを保存するフォルダです。

フォルダ名
メール送信日のyyyy-mm-ddです。
件名フォルダ用途
特定のメールでリンク共有された添付ファイルを保存するフォルダです。

フォルダ名
メール送信時間と件名を組み合わせたhhmmss_件名です。同名のフォルダ（大文字と小文字は区別されません）が既に存在する場合は、081301_テスト(1)のように末尾に連番が付きます。

保存される添付ファイル名の注意事項
同名の添付ファイル（大文字と小文字は区別されません）が存在した場合は、拡張子の前に連番が付きます。例えば、添付ファイル名が「test.txt」と「TEST.txt」だった場合は、「test.txt」と「TEST(1).txt」として保存されます。
caution

365 Alertでは、SharePoint上でのフォルダ作成および添付ファイルアップロード時に、ファイル名またはフォルダ名に対して以下の処理を行います。

  1. ファイル名またはフォルダ名に含まれる以下の文字を_ (アンダースコア)で置換します。

    1. 先頭または末尾のスペース
    2. 先頭の以下の文字
      • ~
      • ゛
      • ဧ
    3. 末尾の.
    4. 非表示ASCII文字
    5. Unicodeの基本多言語面(BMP)の範囲外の文字
    6. 以下の予約文字
      • " (二重引用符)
      • * (アスタリスク)
      • : (コロン)
      • < (未満)
      • > (より大きい)
      • ? (疑問符)
      • / (スラッシュ)
      • \ (バックスラッシュ)
      • | (垂直バーまたはパイプ)

  2. ファイル名またはフォルダ名に含まれる_vti_を_ (アンダースコア)5個で置換します。

  3. 以下のファイル名またはフォルダ名の場合は先頭に_ (アンダースコア)を付与します。

    • .lock
    • CON
    • PRN
    • AUX
    • NUL
    • COM0
    • COM1
    • COM2
    • COM3
    • COM4
    • COM5
    • COM6
    • COM7
    • COM8
    • COM9
    • LPT0
    • LPT1
    • LPT2
    • LPT3
    • LPT4
    • LPT5
    • LPT6
    • LPT7
    • LPT8
    • LPT9
    • desktop.ini

  4. ファイル名またはフォルダ名が255文字を超える場合は、末尾が切り詰められます。

  5. ファイルパス全体が400文字を超える場合は、件名フォルダ名、添付ファイル名の末尾が切り詰められます。

※ 本処理はSharePointの制限事項と制約事項を回避するための処理です。SharePointの制限事項と制約事項についてはMicrosoftのサイトを参照してください。

添付ファイルの保存先フォルダ構造の例​

  1. SharePoint連携設定を下記の通りに設定する。

    • ユーザーフォルダをポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基に分散させる: 無効
    • ルートフォルダ名: 365Alert

  2. 下記内容のメールを送信する。

    • 送信日時: 2023年1月1日 9時30分59秒
    • 送信者: sample@example.com
    • 件名: テストメール
    • 添付ファイル名: テストファイル.txt

  3. 下記フォルダ構造に添付ファイルが保存される。

    365Alert / sample@example.com / 2023-01-01 / 093059_テストメール

共有リンクの受信者が可能な操作​

tip

共有リンクにアクセスしたユーザーが対象SharePointサイトのメンバーの場合は、SharePointサイトのメンバーとして許可されている操作が可能です。
また、ユーザーフォルダにアクセス許可を付与されたユーザーの場合は、付与されたアクセス許可レベルに応じた操作が可能です。

共有リンクの受信者が共有リンクにアクセスすると、ブラウザ上で件名フォルダ内のファイル一覧が表示されます。
共有リンクの受信者は、件名フォルダ内のファイルに対してプレビューとダウンロードの操作が可能となります。

Footnotes​

  1. SharePointでは1フォルダ内に保有できるアイテム数の推奨値は5,000までとなっています。推奨値を超えた場合はSharePointの動作が不安定になる可能性があります。 ↩ ↩2