Box連携設定とは
ポリシーに関する各種上限値についてはこちらを参照してください。
概要
Box連携設定は、リンク共有機能でBoxと連携する場合に必要な設定をまとめたものです。
Box連携設定は、リンク共有タイプのオプションとして指定します。
Box連携設定の属性
Box連携設定の属性一覧は以下の通りです。
| 属性 | 説明 |
|---|---|
| 名前 | Box連携設定のわかりやすい名前を指定します。名前は、Box連携設定内で一意にする必要があります。 |
| 説明 | Box連携設定のわかりやすい説明を指定します。 |
| Enterprise ID | Box上で設定されたEnterprise IDを指定します。BoxでのEnterprise IDの確認方法についてはこちらをご参照ください。 |
| 添付ファイルの保存先として管理アカウントのフォルダを使用する | 添付ファイルの保存先として、管理アカウントのフォルダを使用したい場合は有効を、ポリシー適用ユーザーアカウントのフォルダを使用したい場合は無効を指定します。 |
| 管理アカウント | 添付ファイルを保存するBoxアカウントを指定します。 管理アカウントにはBoxの管理者権限のないアカウントも指定することができます。ただし、Boxの設定によって該当アカウントがルートレベルフォルダの作成が許可されていない場合は、事前に管理者によって［ルートフォルダ名］のフォルダをルートレベルに作成しておく必要があります(詳細はBoxのサイト参照)。 設定可能な管理アカウント数はこちらを参照してください。複数の管理アカウントを指定することで、添付ファイルの保存先を複数管理アカウントで分散させることが可能になります1。重複する管理アカウントは追加できません。 ※ ［添付ファイルの保存先として管理アカウントのフォルダを使用する］が 有効の時のみ有効な項目です。 |
| ルートフォルダ名 | 添付ファイルを保存するルートレベルのフォルダ名を指定します。20文字までの半角英数が使用可能です。 ※初期値として 365Alertが指定されており、初期値のまま使用することも可能です。 |
| ユーザーフォルダをポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基に分散させる | Box連携を使用するユーザーの数がBoxのアイテム数上限の推奨値2を超える場合は有効にしてください。※ ［添付ファイルの保存先として管理アカウントのフォルダを使用する］が 有効の時のみ有効な項目です。 |
| ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可する | ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可したい場合は有効を、許可したくない場合は無効を指定します。※ ［添付ファイルの保存先として管理アカウントのフォルダを使用する］が 有効の時のみ有効な項目です。 |
| ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダに対する編集者権限を付与する | ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダに対する編集者権限を付与したい場合は有効を、ビューアー権限を付与したい場合は無効を指定します。※ ［ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可する］が 有効の時のみ有効な項目です。 |
| 添付ファイルの共有先にファイルのプレビューのみ許可する | 添付ファイルの共有先にファイルのプレビューのみ許可する場合は有効を、ファイルのダウンロードも許可する場合は無効を指定します。 |
| Box連携時にメールエイリアスを使用する | Boxアカウントを特定する際にユーザーのメールエイリアスを使用するか否かを指定します。無効の場合は、ユーザーのプライマリメールアドレスを使用してBoxアカウントを特定します。 |
添付ファイルの保存先Boxアカウントとフォルダ構造
添付ファイルの保存先Boxアカウント
添付ファイルの保存先Boxアカウントは、Box連携設定の［添付ファイルの保存先として管理アカウントのフォルダを使用する］に設定された値に応じて以下のようになります。
| 設定値 | Boxアカウント |
|---|---|
| 有効 | Box連携設定の［管理アカウント］に設定されたメールアドレスのBoxアカウント。 管理アカウントが複数設定されている場合は、それらの管理アカウントから1メールの処理毎に順繰りで選択されます。 |
| 無効 | ポリシー適用ユーザーのメールアドレス3のBoxアカウント。 ポリシー適用ユーザーがBoxアカウントを保持していないが代理人が設定されている場合は、代理人のメールアドレス3のBoxアカウントが選択されます。代理人が複数設定されている場合は、メールアドレスが昇順で一番上の代理人が選択されます。 |
添付ファイルの保存先Boxアカウントとして管理アカウントを使用する場合も、ポリシー適用ユーザーまたは代理人のいずれかがBoxアカウントを保持している必要があります。
フォルダ構造
添付ファイルはここで決定したBoxアカウントのフォルダ構造に保存されます。
フォルダ構造はBox連携設定の［ユーザーフォルダをポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基に分散させる］に設定された値に応じて以下のようになります。
| 設定値 | フォルダ構造 |
|---|---|
| 有効 | ルートフォルダ / 分散キーフォルダ / ユーザーフォルダ / 日付フォルダ / 件名フォルダ |
| 無効 | ルートフォルダ / ユーザーフォルダ / 日付フォルダ / 件名フォルダ |
各フォルダの説明は以下の通りです。
| フォルダ | 説明 |
|---|---|
| ルートフォルダ | 用途 添付ファイルを保存するトップレベルのフォルダです。 フォルダ名 Box連携設定の［ルートフォルダ名］で設定します。 |
| 分散キーフォルダ | 用途ユーザーフォルダ数がBoxのアイテム数上限の推奨値2を超えないようにユーザーフォルダを分散させることを目的としたフォルダです。フォルダ名 000から255までの256個あります。保存先はポリシー適用ユーザーのメールアドレスを基にシステム側で自動選択されます。 |
| ユーザーフォルダ | 用途 特定のポリシー適用ユーザーがリンク共有した添付ファイルを保存するフォルダです。特定のポリシー適用ユーザーがリンク共有した添付ファイルをすべて削除したい場合は本フォルダを削除してください。 フォルダ名 添付ファイルの保存先Boxアカウントの種別に応じて以下のようになります。
添付ファイルの保存先Boxアカウントの種別に応じて以下のようになります。
|
| 日付フォルダ | 用途 特定の日付にリンク共有された添付ファイルを保存するフォルダです。 フォルダ名 メール送信日の yyyy-mm-ddです。 |
| 件名フォルダ | 用途 特定のメールでリンク共有された添付ファイルを保存するフォルダです。 フォルダ名 メール送信時間と件名を組み合わせた hhmmss_件名です。同名のフォルダ（大文字と小文字は区別されません）が既に存在する場合は、081301_テスト(1)のように末尾に連番が付きます。コラボレータの権限レベル4 リンク共有タイプの［アクセス権限］で 招待されたユーザーのみを設定した場合は、本フォルダに対して、以下のメールアドレスをコラボレータとして招待します。
同名の添付ファイル（大文字と小文字は区別されません）が存在した場合は、拡張子の前に連番が付きます。例えば、添付ファイル名が「test.txt」と「TEST.txt」だった場合は、「test.txt」と「TEST(1).txt」として保存されます。 |
Boxでは以下の文字を含むファイル名またはフォルダ名をサポートしていません。
365 Alertでは以下の禁止されている文字を_ (アンダースコア)で置換します。
- 先頭または末尾のスペース
- 非表示ASCII文字
- Unicodeの基本多言語面(BMP)の範囲外の文字
- 以下の予約文字
<(未満)>(より大きい):(コロン)"(二重引用符)/(スラッシュ)\(バックスラッシュ)|(垂直バーまたはパイプ)?(疑問符)*(アスタリスク)
また、.と..のファイル名またはフォルダ名もサポートされていません。365 Alertではそれぞれ、_と__に置換します。
※ 本内容はマニュアル記載時点での情報です。詳細はBoxのサイトを参照してください。
添付ファイルの保存先Boxアカウントとフォルダ構造の例
-
Box連携設定を下記の通りに設定する。
- 添付ファイルの保存先として管理アカウントのフォルダを使用する: 無効
- ルートフォルダ名: 365Alert
-
下記内容のメールを送信する。
- 送信日時: 2023年1月1日 9時30分59秒
- 送信者:
sample@example.com - 件名: テストメール
- 添付ファイル名: テストファイル.txt
-
メールアドレスが
sample@example.comのBoxアカウントの下記フォルダ構造に添付ファイルが保存される。365Alert / 365Alert_sample@example.com / 2023-01-01 / 093059_テストメール
共有リンクの受信者が可能な操作
共有リンクにアクセスしたユーザーが添付ファイルの保存先Boxアカウントの場合は、件名フォルダ内のファイルに対してはフォルダの所有者として許可されている操作が可能です。
また、ユーザーフォルダにコラボレーターとして招待されたユーザーの場合は、付与されたコラボレーターの権限レベルに応じた操作が可能です。
共有リンクの受信者が共有リンクにアクセスすると、ブラウザ上で件名フォルダ内のファイル一覧が表示されます。
共有リンクの受信者は、件名フォルダ内のファイルに対して以下の操作が可能となります。
可能な操作は、リンク共有タイプの［アクセス権限］と、［添付ファイルの共有先にファイルのプレビューのみ許可する］で設定した値に応じて異なります。
| アクセス権限 | 添付ファイルの共有先にファイルのプレビューのみ許可する | 操作 |
|---|---|---|
招待されたユーザーのみ | 有効 | プレビュー |
招待されたユーザーのみ | 無効 | プレビュー、ダウンロード、コメントの作成、共有リンクの生成 |
リンクを知っているすべてのユーザー | 有効 | プレビュー |
リンクを知っているすべてのユーザー | 無効 | プレビュー、ダウンロード |
会社のユーザー | 有効 | プレビュー |
会社のユーザー | 無効 | プレビュー、ダウンロード |
Footnotes
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Boxでは1ユーザーが保有できるアイテム数の推奨値は11億までとなっています。推奨値を超えた場合はBoxの動作が不安定になる可能性があります。 ↩
-
Boxでは1フォルダ内に保有できるアイテム数の推奨値は100,000までとなっています。推奨値を超えた場合はBoxの動作が不安定になる可能性があります。 ↩ ↩2
-
Box連携設定の［Box連携時にメールエイリアスを使用する］が
無効の場合はポリシー適用ユーザー/代理人のプライマリメールアドレス、有効の場合は、ポリシー適用ユーザー/代理人のメールエイリアス。 ↩ ↩2 -
BoxのコラボレータがBox上で可能な操作についてはこちらを参照してください。また、Boxのフォルダの権限についてはこちらを参照してください。 ↩ ↩2