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リンク共有機能の設定方法を教えてください

対象プラン: Enterprise

リンク共有ポリシーの設定​

リンク共有機能は、管理ポータルにてリンク共有ポリシーを設定することで有効になります。
リンク共有ポリシーが適用されたメールの添付ファイルはオンラインストレージにアップロードされ、共有リンクに置き換えられるようになります。

  1. 連携先オンラインストレージの設定
    選択したオンラインストレージの連携設定を行います。

    テナント管理者がBox連携設定を登録します。
    Box連携設定はリンク共有機能でBoxと連携する場合に必要な設定をまとめたものです。
    複数のBox連携設定を登録して各リンク共有タイプで使い分けることも可能です。
    Box連携設定の設定方法についてはこちらを参照してください。

    tip

    Box連携設定はテナント管理者のみが設定可能です。

  2. リンク共有タイプの設定
    テナント管理者がリンク共有タイプを設定します。
    リンク共有タイプは連携先のオンラインストレージや共有リンクの通知方法などリンク共有に関する設定をまとめたものです。
    複数のリンク共有タイプを設定して各リンク共有ポリシーで使い分けることも可能です。
    リンク共有タイプの設定方法についてはこちらを参照してください。

    tip
    • リンク共有タイプはテナント管理者のみが設定可能です。
    • 送信メールを対象としたい場合は［送受信種別］が送信のリンク共有タイプを、受信メールを対象としたい場合は［送受信種別］が受信のリンク共有タイプを設定してください。

  3. リンク共有ポリシーの設定
    アクションがリンク共有のポリシーを設定します。この際、2.で作成したリンク共有タイプを指定します。
    テナントポリシー、グループポリシー、ユーザーポリシーのいずれも使用可能です。
    設定方法についてはこちらを参照してください。

    tip

    送信メールを対象としたい場合は［送受信種別］が送信のリンク共有ポリシーを、受信メールを対象としたい場合は［送受信種別］が受信のリンク共有ポリシーを設定してください。

  4. リンク共有通知の設定
    添付ファイルがリンク共有された場合に、送信者(送信メールの場合)または受信者(受信メールの場合)および代理人にリンク共有通知が送信されるように設定します。
    初期設定ではEメールによる通知が有効になっています。
    設定方法についてはこちらを参照してください。

処理フロー​

添付ファイルがリンク共有された場合の処理フローは以下の通りです。

  1. 送信者および代理人にリンク共有通知が届きますので確認してください。
    通知の確認方法はこちらを参照してください。

  2. 共有リンクにパスワードが設定されている場合は、メールの送信先に共有リンクのパスワードを通知してください。
    通知方法は、リンク共有タイプで指定した［共有リンクパスワード通知送信方法］に応じて、以下の3パターンに分かれます。

    共有リンクパスワード通知送信方法通知方法
    自動送信リンク共有タイプで指定した時間が経過したら、自動的にパスワードが通知されますのでメール送信者の操作は不要です。
    手動送信リンク共有通知または管理ポータルのリンク共有履歴詳細画面から手動でパスワード通知を送信します。
    通知OFFこの場合は、共有リンクパスワード通知は送信されません。
    そのため、メールの送信者は、リンク共有通知または管理ポータルのリンク共有履歴詳細画面でパスワードを確認し、送信先に共有リンクパスワード通知とは別の手段（電話等）でパスワードをお伝えください。

  3. メールの送信先には共有リンクが記載されたメールが届きます。

  4. メールに記載された共有リンクをクリックしてオンラインストレージにアクセスします。
    オンラインストレージへのアクセス方法は以下の通りです。

    リンク共有タイプの［アクセス権限］で設定した値に応じてアクセス方法が異なります。

    アクセス権限アクセス方法
    招待されたユーザーのみメールを受信したアドレスのBoxアカウントでサインインしてファイルにアクセスします。
    Boxのアカウントがない場合はアカウント登録を行います。
    リンクを知っているすべてのユーザー共有リンクのパスワードが設定されている場合は送信者から通知してもらったパスワードを入力後ファイルにアクセスします。
    共有リンクのパスワードが設定されていない場合はリンクから直接ファイルにアクセス可能です。
    会社のユーザーメール送信者と同じ会社のBoxアカウントでサインインしてファイルにアクセスします。

  5. メール送信後、意図しない相手に送信した等の誤送信に気付いた場合はこちらを参照して、ファイルの削除または共有リンクの解除を行ってください。

リンク共有を行ったファイルの削除・共有リンクの解除​

メールを意図しない相手に送信したなどの理由でリンク共有を行ったファイルの削除・共有リンクの解除を行いたい場合の操作について説明します。

送信者(送信メールの場合)または受信者(受信メールの場合)が操作する場合​

365 Alertの機能を使用する場合​

以下のいずれかを実施して共有リンクの解除を行ってください。この方法ではファイルの削除はできません。

  • Teamsのリンク共有通知で［通知取り止め］をクリックし共有リンクを削除します。送信メールの場合に実施可能な方法です。
  • 管理ポータルの共有リンクパスワード通知画面で対象メールの通知を削除することで共有リンクも削除されます。送信メールの場合に実施可能な方法です。
  • 管理ポータルのリンク共有履歴画面で対象メールの共有リンクを削除します。

オンラインストレージに直接アクセスする場合​

  1. リンク共有通知または管理ポータルのリンク共有履歴画面から共有リンクをクリックします。

  2. オンラインストレージにアクセスします。

    Box側の操作で共有したファイルを削除もしくは共有の解除を行います。

    caution

    Box側の操作については、弊社サポート対象外となります。
    操作する上での不具合等につきましては、Box社へお問い合わせください。

    tip

管理者が操作する場合​

Box連携設定で管理アカウントとして設定したユーザーは、同じBox連携設定を利用してリンク共有を行った各メール送信者のファイルやフォルダをBox側で操作することができます。
ただし、管理アカウントを複数設定している場合は、それぞれの管理アカウントで操作が必要になります。
Box上でリンク共有されたフォルダについてはこちらをご参照ください。

  1. Box連携設定で管理アカウントとして登録したBoxアカウントでBoxにアクセスします。

  2. Box側の操作でリンク共有された対象のメールのファイル・フォルダを削除もしくは共有の解除を行います。

    caution

    Box側の操作については、弊社サポート対象外となります。
    操作する上での不具合等につきましては、Box社へお問い合わせください。