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リンク共有機能利用時の注意事項

対象プラン: Enterprise

リンク共有機能利用時の注意事項について記載します。

TNEF形式のメール送信時の共有リンクの通知方法​

送信したメールがTNEF形式（「winmail.dat」という添付ファイルを含んでいるメール）の場合、共有リンクの通知方法は、リンク共有タイプの［共有リンクの通知方法］の値に応じて以下の通りとなります。

共有リンクの通知方法の値実際の通知
HTML形式の添付ファイルHTML形式の添付ファイルで通知
PDF形式の添付ファイル
メール本文先頭
メール本文末尾		PDF形式の添付ファイルで通知

Box連携利用時の注意事項​

ここでは、添付ファイルリンク共有機能でBox連携を利用する場合の注意事項について記載します。

Boxのプランとリンク共有機能の制限​

お客様が契約しているBoxのプランによって365 Alertのリンク共有で利用できる機能に制限があります。

プラン名制限内容
Individual365 Alertのリンク共有機能はご利用いただけません。
Personal Pro365 Alertのリンク共有機能はご利用いただけません。
Business Starterリンク共有タイプの［アクセス権限］で招待されたユーザーのみを選択した場合、外部のユーザーは有料のBoxアカウントのみ招待が可能です。
Businessリンク共有タイプの［アクセス権限］で招待されたユーザーのみを選択した場合、外部のユーザーは有料のBoxアカウントのみ招待が可能です。
Business Plus制限はありません。
Enterprise制限はありません。
Enterprise Plus制限はありません。

Boxアカウント未登録ユーザーが送信したメールでリンク共有機能を利用する方法​

リンク共有機能を利用するためには、送信者のメールアドレスでBoxアカウントが登録されている必要があります。
Boxアカウント未登録ユーザーが送信したメールは破棄され、送信者に破棄通知メールが届きます。
ただし、Boxアカウント登録ユーザーを送信者の代理人として設定することで、送信者がBoxアカウント未登録の場合もリンク共有機能をご利用いただけます。

メーリングリスト宛に送信したメールが「招待されたユーザーのみ」のアクセス権限でリンク共有された場合について​

メーリングリスト宛に送信したメールが招待されたユーザーのみのアクセス権限でリンク共有された場合、 メールの受信者はメーリングリストのメールアドレスのBoxアカウントのみでファイルへのアクセスが可能です。メーリングリストのメンバーのメールアドレスのBoxアカウントではファイルへのアクセスはできません。

note

m-list@example.comというメーリングリストにtaro@example.comとhanako@example.comというメンバーが登録されており、m-list@example.com宛に送信したメールが招待されたユーザーのみのアクセス権限でリンク共有された場合を例として説明します。

  • メールの受信者はm-list@example.comのメールアドレスのBoxアカウントでファイルにアクセスが可能です。
  • メールの受信者はtaro@example.comとhanako@example.comのメールアドレスのBoxアカウントではファイルにアクセスができません。

SharePoint連携利用時の注意事項​

リンク共有可能な回数に上限がある​

SharePointにはドキュメントライブラリ内のアイテムに対して付与可能な「一意のアクセス許可」は50,000までという制限があります（Microsoftのドキュメント参照）。

365 Alertでリンク共有を実行すると［件名フォルダ］に対して「一意のアクセス許可」が付与されます。
また、SharePoint連携設定の［ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可する］が有効の場合は［ユーザーフォルダ］に対しても「一意のアクセス許可」が付与されます。

そのため、最大50,000回までしかリンク共有が実行できません（［ポリシー適用ユーザーにユーザーフォルダへのアクセスを許可する］が有効の場合はさらに少なくなります）。それ以上リンク共有を実行しようとするとエラーとなりメールが破棄されます。

上記の制限に該当する可能性がある場合は以下の対応が必要です。

  • ［件名フォルダ］を削除することで「一意のアクセス許可」を解除することが可能ですので、［件名フォルダ］を定期的に削除することによって上記の制限を回避する（共有リンクの削除、共有リンクの有効期限切れでは解除されません）。
  • 異なるドキュメントライブラリを設定したSharePoint連携設定を複数作成し、送信先ドメイン等によって使い分けることによって上記の制限を回避する。

「招待されたユーザーのみ」のアクセス権限でリンク共有された場合にゲストユーザーが登録される​

招待されたユーザーのみのアクセス権限で外部のメールアドレスを宛先を含むメールをリンク共有する場合、外部のメールアドレスがEntra IDにゲストユーザーとして登録されます。